Kiedy planujesz zbudować stronę, myślisz o zdjęciach, kolorach i tekstach. O dokumentach prawnych zwykle albo się zapomina albo przypomina sobie na chwilę przed startem.
Ten wpis ma Ci ułatwić przygotowanie strony internetowej od strony formalnej.
Poniżej dowiesz się, co musi znaleźć się na zwykłej stronie wizytówkowej/ usługowej, żeby była zgodna z prawem.
Tekst aktualizowany we wrześniu 2026r.
Zastrzeżenie: nie jestem prawniczką. To lista do sprawdzenia i uporządkowania, nie porada prawna. Same dokumenty warto kupić od prawnika albo zamówić na platformach, które się w tym specjalizują. Wszystko zależy od Twoich potrzeb.
Dane identyfikacyjne
Na stronie muszą być podane:
☐ Imię i nazwisko albo nazwa firmy
☐ Adres (siedziby lub miejsca wykonywania działalności)
☐ Adres e-mail podany wprost (sam formularz kontaktowy nie wystarcza)
☐ NIP (jeśli prowadzisz działalność gospodarczą)
Zwykle wpisuje się to w stopkę, żeby było na każdej podstronie.
Jeśli pracujesz z domu, adres firmy jest jednocześnie Twoim adresem domowym, a adres firmy musi być publiczny. Warto rozważyć skrytkę pocztową albo adres korespondencyjny w wirtualnym biurze. To koszt kilkudziesięciu złotych miesięcznie i spory spokój o bezpieczeństwo.
Wymóg podania danych i adresu elektronicznego wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a obowiązek podawania NIP-u w ofertach składanych na odległość - z Prawa przedsiębiorców.
Polityka prywatności
Potrzebujesz jej, jeśli zbierasz jakiekolwiek dane osobowe, a zbierasz je już wtedy, gdy masz np. formularz kontaktowy.
Dokument musi opisywać, kto jest administratorem danych, w jakich celach i na jakiej podstawie je przetwarzasz, jak długo je przechowujesz, komu je przekazujesz i jakie prawa Ci przysługują. To wynika z obowiązku informacyjnego z RODO.
Najczęstszym błędem jest Polityka pobrana z internetu, która opisuje narzędzia, z których nie korzystasz, a nie mówi nic o tych, których używasz. Twoja polityka musi wymieniać realnych dostawców: firmę hostingową, system do newslettera czy narzędzia analityczne.
Polityka cookies i baner zgody
To dwie osobne rzeczy i obie są potrzebne.
Polityka cookies to dokument, który opisuje, jakich plików używasz, do czego służą i jak długo są przechowywane.
Baner zgody to zaś mechanizm, w którym odwiedzająca osoba podejmuje decyzję na jakie cookies się zgadza. Poprawny baner pozwala odrzucić cookies równie łatwo, jak je zaakceptować, co oznacza, że przycisk „Odrzuć" musi być tak samo widoczny jak „Akceptuję".
Zasady określa Prawo komunikacji elektronicznej, które weszło w życie 10 listopada 2024 i zastąpiło wcześniejsze przepisy w tym zakresie.
Więcej o banerze i polityce cookies piszę tutaj: Baner cookies zgodny z prawem
Regulamin strony
Potrzebny, gdy świadczysz jakiekolwiek usługi drogą elektroniczną, czyli np. masz na stronie formularz kontaktowy, zapis do newslettera, można u Ciebie pobrać jakiś plik lub założyć konto użytkownika. Obowiązek wynika z art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Regulamin powinien określać: kto świadczy usługę, na czym ona polega, jakie są wymagania techniczne, jak złożyć reklamację i na jakich zasadach można zrezygnować.
Jeśli prowadzisz newsletter
Jeśli zbierasz adresy email, potrzebujesz kilku rzeczy więcej.
☐ Regulamin newslettera - może być osobny lub jako część regulaminu strony (choć zalecam zrobić osobną stronę - łatwiej wtedy przekazać do niej link)
☐ Zgoda na zapis, którą zapisujący musi sam zaznaczyć (nie może być zaznaczona domyślnie)
☐ Klauzula informacyjna przy formularzu
☐ Opcjonalnie: potwierdzenie zapisu mailem tzw. double opt-in (nie jest wymogiem, ale to Twój dowód, że ktoś zapisał się świadomie i wyraził zgodę)
☐ Link do wypisania się w każdej wiadomości
☐ Twoje dane w stopce maila
Dobra wiadomość jest taka, że od listopada 2024 roku wystarczy jedna zgoda zamiast dawnych dwóch czy trzech. Prawo komunikacji elektronicznej połączyło rozdzielone wcześniej przepisy w jeden.
Dodajesz prezent za zapis?
Jeśli dajesz e-book/ checklistę czy jakąkolwiek inną formę prezentu „w zamian" za adres email, zgoda przestaje być dobrowolna (a musi być). Rozwiązania są dwa: rozdzielić na dwa checkboxy albo opisać materiał jako element samej usługi newslettera. To pytanie warto zadać prawnikowi, bo są w tej sprawie różne podejścia.
Rzeczy, które musisz mieć też u siebie
Co prawda nie ma ich na stronie internetowej, ale warto je mieć w swojej firmowej dokumentacji:
☐ rejestr czynności przetwarzania
wystarczy zwykła tabelka, w której zapiszesz: cel, dane, podstawę prawną, odbiorców, okres przechowywania. Zwolnienie dla małych firm/podmiotów nie działa, gdy przetwarzanie jest regularne, a newsletter i formularz właśnie takie są
☐ umowy powierzenia z dostawcami
czyli z hostingiem, systemem do newslettera, biurem rachunkowym. Zwykle akceptujesz je w panelu, ale warto zachować potwierdzenie, żeby mieć wszystko w jednym miejscu.
☐ procedura na wypadek naruszenia
Zgłoszenie do UODO trzeba złożyć w ciągu 72 godzin
☐ dowody zgód zapisu na newsletter
Musisz umieć wykazać, że każda osoba faktycznie się zapisała. Na szczęście system do newslettera robi to za Ciebie - zapisuje adres, datę, godzinę i IP. Nie kasuj tych danych przy porządkach na liście, bo to one są Twoim dowodem. Opcjonalnie: jeśli chcesz stworzyć własny dokument to powinny się w nim znaleźć: email, data, godzina, adres IP.
Czego już nie potrzebujesz
☐ Linku do platformy ODR
Unijna platforma internetowego rozstrzygania sporów została wyłączona 20 lipca 2025 roku, a obowiązek linkowania do niej zniknął. Tutaj znajdziesz informację o zamknięciu platformy ODR.
Co nie dotyczy Cię jako mikroprzedsiębiorczyni
☐ Wymogi dostępności cyfrowej
Europejski Akt o Dostępności obowiązuje firmy od 28 czerwca 2025 roku i obejmuje między innymi handel elektroniczny. Ale mikroprzedsiębiorstwa świadczące usługi są zwolnione (czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób i z obrotem poniżej 2 milionów euro rocznie). Jeśli działasz w pojedynkę, ten obowiązek Cię nie dotyczy. Warto jednak wiedzieć na przyszłość: jeśli firma urośnie powyżej tego progu, obowiązek zacznie obowiązywać.
Jeśli masz sklep albo sprzedajesz kursy
Wtedy lista jest znacznie dłuższa: regulamin sklepu, obowiązki informacyjne przed zakupem, pouczenie o odstąpieniu, przycisk „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty", informacja o najniższej cenie z 30 dni przy obniżkach.
Doszedł też przycisk odstąpienia od umowy w interfejsie sklepu, wynikający z dyrektywy 2023/2673. Obowiązek zaczął obowiązywać w Unii 19 czerwca 2026 roku. Warto sprawdzić z prawniczką stan polskich przepisów wdrażających, bo prace legislacyjne przeciągały się i praktyka może się różnić.
➡️ O dokumentach potrzebnych w sklepie internetowym i na platformie kursowej piszę w oddzielnym artykule: Jakie dokumenty potrzebuję do sklepu internetowego i platformy kursowej
Skąd wziąć dokumenty
Gotowe wzory od prawników
najczęściej 150–500 zł za pakiet. Sprawdzone rozwiązanie dla zwykłej strony wizytówkowej. Zwróć uwagę na datę ostatniej aktualizacji: dokument, który wspomina o platformie ODR, jest przestarzały.
Dokumenty na zamówienie
Opcja droższa, ale bardziej dopasowana. Warto ją rozważyć przy nietypowym modelu działalności.
Generatory online
kuszą ceną, ale zwykle nie uwzględniają Twoich realnych narzędzi. Traktowałabym je jako punkt wyjścia, nie gotowy dokument.
Czego nie rób
Przede wszystkim nie kopiuj dokumentów z cudzej strony. To po pierwsze naruszenie praw autorskich, a po drugie: opisujesz cudze narzędzia i cudze zasady, więc dokument i tak jest nieprawdziwy.
Jeśli będziesz przymierzać się do robienia strony, weź pod uwagę, że treść dokumentów to zadanie prawniczki, a techniczne wdrożenie mechanizmów - osoby, która robi Ci stronę. Baner cookies, checkboxy zgód, podstrony z dokumentami i link do zmiany ustawień cookies to część projektu. Ja robię to w każdym wdrożeniu.
Jeśli masz już stronę i nie wiesz, czy ma wszystko od strony formalnej, zrób krótki audyt i prześledź powyższą listę, sprawdzając, co już masz.
Źródła:
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną
- Ustawa Prawo przedsiębiorców
- Interaktywny tekst GDPR (RODO) - Artykuł 13
- Ustawa Prawo komunikacji elektronicznej
- Rozporządzenie o zamknięciu platformy ODR
- Europejski Akt o Dostępności do Dz.U. 2024 poz. 731
- Proste RODO ^
- Poradnik Przedsiębiorcy ^
*wpis napisany z pomocą sztucznej inteligencji (plan wpisu, wyszukanie aktualnych ustaw, poprawa literówek, streszczenie źródeł)
